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Pour optimiser l’exécution d’un projet d’externalisation de la formation, il convient à la société employeur de s’appuyer sur certaines procédures d’accompagnement et quelques indicateurs majeurs de pilotages de la relation client-prestataire dans l’offshoring du RH.

S’investir sur une plus longue période

De prime abord, il faut savoir qu’un contrat d’externalisation de la formation doit s’étaler sur une plus longue durée. Un prestataire digne de ce nom doit savoir s’adapter aux multiples changements de l’entreprise, essentiellement du service RH. Ces changements concernent l’évolution organisationnelle de l’entreprise comme la modification du marché ou de ses acteurs. Il doit savoir s’y prendre pour aborder sans difficulté les virages de changement de périmètres comme les rachats ou cessions de société et prendre en compte les éventuelles restructurations.

Avec l’évolution des législations, les pratiques RH ne sont pas non plus à l’abri de multiples changements. Que ce soit pour un process d’évaluation ou d’une gestion centralisée et décentralisée des budgets de formation, l’assistant à distance doit savoir accompagner le responsable formation ou le service RH dans l’accomplissement des nouvelles missions lui incombant. Quant aux évolutions technologiques, qu’il s’agisse d’un SIRH de l’entreprise ou du prestataire en télé-assistance et en fonrmation, il importe de s’informer réciproquement afin d’ajuster si besoin est les procédures d’échanges entre les deux entités travaillant ensemble. Comme dans l’utilisation d’un LMS ou Learning Management System, une collaboration optimale avec le prestataire en externalisation est de mise pour articuler au mieux l’usage des SIRH déjà mis en place avec le LMS nouvellement déployé.

S’appuyer sur des indicateurs clés

Afin de garantir la pérennité de cette collaboration, une entreprise ayant recours aux services d’une entreprise spécialisée en offshoring doit savoir utiliser et exploiter certains indicateurs clés ou KPIs. Le premier est celui avec lequel le prestataire rend compte des activités accomplies mensuellement ou trimestriellement suivant le plan de formation prévisionnel stratégique établi avec l’accord des deux parties. Il intègrera alors les taux de remplissage par session ou le suivi des formations e-learning etc. Le second est celui relatif à la qualité de service délivré en temps et en volume quel que soit le canal de communication utilisée par l’assistant à distance. Enfin, le troisième concerne la totalité des informations dans le SIRH avec leur délai de mise à jour respectif pour l’archivage des dossiers, le suivi des factures et autres… Tel est également le cas pour la fourniture des livrables comme les rapports de suivi ou les déclaratifs légaux.